Come creare un manuale di formazione in Word

April 7

Come creare un manuale di formazione in Word


Prendendo il tempo di scrivere un manuale di formazione dei dipendenti può sembrare un compito laborioso. Utilizzo delle funzionalità di Microsoft Word 2007 di fa parte del processo di sviluppo più facile. Prima di iniziare a scrivere, fare un po 'di pianificazione. Decidere quali compiti i dipendenti hanno bisogno di realizzare e ciò che può essere scritto per aiutarli. Piano su usura si prevede di utilizzare il manuale di formazione - in una classe faccia a faccia o di un self-guided tour. Una volta che avete un'idea di che tipo di manuale che si sta per bisogno, qui ci sono alcune delle caratteristiche che è possibile utilizzare per rendere la vostra idea in realtà.

istruzione

1 Utilizzare la funzione di delineare in Word per creare un elenco a più livelli dei compiti i dipendenti hanno bisogno di imparare. Questo processo vi aiuterà a decidere per quanto tempo il manuale sta per essere e aiutare con la rottura verso il basso di posti di lavoro in porzioni più piccole, che sono più facili da spiegare ad un nuovo dipendente. Per utilizzare la funzione di contorno di Word, si inizia con un documento vuoto e selezionare la scheda "Home". Nel gruppo Paragrafo, ci sono tre pulsanti: pallottole, i numeri e gli elenchi multilivello. Scegliere "elenchi a più livelli" o è possibile fare clic sulla freccia verso il basso per una galleria di delineare scelte. Si può anche venire con il proprio. Scrivi il tuo schema per il manuale. Per passare al livello successivo di un elenco a più livelli, premere il tasto "Tab". Per tornare ad un precedente numero della lista, premere "Shift + Tab." Scrittura nei passaggi per la formazione e l'altra informazione per spiegare ai dipendenti come fare i compiti necessari per il loro lavoro.

2 Utilizzare l'intestazione e la funzione piè di pagina in Word per aggiungere i numeri di pagina, le sezioni di contenuti e un titolo per ogni pagina del documento. Le intestazioni ei piè di pagina sono riferimenti visivi per il dipendente di sapere dove si trovano nel materiale di formazione. Quando si sta facendo la formazione, l'aggiunta di numeri di pagina aiuta si fa riferimento a determinate pagine così come certi argomenti. Fare clic sulla scheda "Inserisci", quindi nella sezione Intestazione e piè di pagina selezionare "Intestazione". Vi sarà data una scelta di stili di intestazione per scegliere o si può fare uno proprio. L'intestazione appare su ogni pagina del manuale, oppure si può scegliere di avere apparire sulle pagine opposte, se si desidera che il manuale per essere più a libro. Piè di pagina appaiono in fondo alla pagina e sono generalmente utilizzati per i numeri di pagina, date e informazioni di proprietà. Fai clic su "Piè di pagina" nella sezione Intestazione e piè di pagina e, proprio come la sezione di intestazione, si avrà un certo numero di stili tra cui scegliere.

3 Aggiungere una copertina o una pagina titolo per la tua materiale di formazione per differenziare questo materiale da altri elementi si dà il dipendente, come un manuale dipendente. Crea la tua pagina del titolo facendo clic sulla scheda "Inserisci" e poi cliccando su "copertina" nella sezione Pagine. Vedrete una serie di stili di pagina copertura da scegliere oppure è possibile creare il proprio. Lascia la tua manuale di formazione un titolo descrittivo; includere la data di creazione e l'autore (s), dal momento che spesso i manuali di formazione sono uno sforzo di gruppo.

4 Aggiungere intestazioni per aiutarvi a creare il sommario per il documento di formazione. Questo aiuterà anche visivamente organizzare il documento per la facilità di utilizzo da parte vostra dei dipendenti. Creare stili di intestazione per ogni sezione del documento utilizzando lo schema è stato creato (questo non è lo stesso di un Header, che va nella parte superiore della pagina). Gli stili di titolo sono stili di font da utilizzare per indicare le diverse sezioni nella tua formazione, così come le diverse sottosezioni.

Se si stesse scrivendo un manuale di formazione su come scrivere lettere commerciali, la tua testa 1 sarebbe "Come scrivere una lettera commerciale" e poi il sottotitolo sarebbe "cosa includere." In occasione del Titolo 1 e Direzione 2, selezionare il scheda "Home". Nella sezione stili, si vedrà una serie di stili diversi si può scegliere tra cui Titolo 1, Titolo 2, sottotitoli, ecc Selezionare il testo per il Titolo 1 e cliccare su lo stile Titolo 1 per indicare la sua importanza nel vostro profilo. Clicca sulla sezione successiva del vostro profilo per fare una rubrica 2. Passare attraverso il vostro intero contorno, selezionando Titolo 1 e rubrica 2. Questi saranno inclusi nella tabella dei contenuti quando si è fatto.

5 Aggiungere una tabella dei contenuti (TOC) per aiutare i dipendenti a trovare le informazioni di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno. Se hai già aggiunto la rubrica 1 e 2s al documento, hanno Word fare il lavoro di creazione del sommario per voi. Fare clic all'inizio del documento in cui si desidera che il TOC appaia (di solito dopo la pagina di copertina) e fare clic su "Riferimenti", quindi fare clic su "Indice" nella sezione del sommario. Verrà visualizzato un elenco delle tabelle automatiche è possibile utilizzare. Fare clic su una delle selezioni automatiche e la tua TOC dovrebbe comparire, utilizzando gli stili di titolo dal vostro profilo.

6 Disporre le voci e le sezioni del manuale di formazione in un ordine step-by-step. La sezione finale e più essenziale del manuale è l'indice. Il più completo l'indice è, più il tuo studente sarà in grado di cercare le risposte in base al numero di pagina e argomento in seguito. Per creare un indice, evidenziare la parola che si desidera mettere nell'indice. Clicca su "Riferimenti", quindi su "Segna voce." Continuare a fare questo per ogni elemento che si desidera aggiungere al vostro indice. Una volta fatto, scorrere fino alla fine del manuale di formazione e inserire l'indice cliccando su "Riferimenti", quindi su "Inserisci Index".

7 Controllo ortografico e salvare il file. Dopo aver creato il vostro primo manuale di formazione, è possibile trasformare questo manuale in un modello per gli altri manuali di addestramento facendo clic sul pulsante "Open Office", quindi fare clic su "Salva con nome". Quando viene visualizzata la finestra di dialogo, nella sezione "Salva come tipo , "fare clic sulla freccia verso il basso e selezionare modello di Word (dotx). Poi si può riutilizzare il vostro lavoro su un altro manuale di formazione.

Consigli e avvertenze

  • Aggiungere grafica e altre illustrazioni al documento per aiutare i dipendenti a comprendere ciò che si sta scrivendo.
  • Assicurarsi di verificare tutte le informazioni di formazione utilizzati nel manuale con almeno un'altra persona prima di dare il vostro materiale di formazione per i dipendenti.
  • Word 2003 e Word 2007 hanno diverse interfacce. Mentre questi suggerimenti sono scritti per Word 2007, è possibile eseguire le stesse funzioni in Word 2003.