September 12
I componenti di base di Microsoft Access sono tabelle, query, maschere e report. Le tabelle contengono i dati grezzi. I tavoli sono un componente dal quale il database ottiene la maggior parte delle sue informazioni. Query, maschere e report lavorano insieme per aiutare l'utente a comprendere e manipolare i dati che risiedono nelle tabelle.
query di Access tirare le informazioni da tabelle e permettono all'utente di manipolare i dati. Diversi tipi comunemente usati di query sono parte di accesso: Select, Creazione tabella, aggiungere, eliminare e aggiornamento. Una query di selezione consente di scegliere le informazioni dalle tabelle in base ai criteri dell'utente. Eseguire query tabella sono usati per fare una nuova tabella di dati selezionati. Ad esempio, se un fabbricante deve richiamare un prodotto, si può fare una nuova tabella con i soli numeri di articolo. Ciò è particolarmente utile se un altro fornitore ha bisogno di queste informazioni. Una query di accodamento viene utilizzata per aggiungere informazioni da un tavolo all'altro. Eliminare le query rimuovere informazioni specifiche da una tabella e aggiornamento query, modificare le informazioni da un tavolo all'altro o all'interno di una tabella.
I moduli hanno molteplici usi. Una forma può essere creato per navigare in un database. Ad esempio, un modulo può consentire all'utente finale di aprire un rapporto con la semplice pressione di un tasto. I moduli sono utilizzati anche per inserire informazioni in tabelle di database. Invece di inserire le informazioni in un oggetto che assomiglia a un foglio di calcolo, un utente finale può inserire informazioni in una forma visivamente piacevole. Ad esempio, inserendo l'indirizzo di un cliente in un foglio di calcolo sarebbe ingombrante. Tuttavia, se l'indirizzo è inserito in una forma, è meno ingombrante e più facile per l'utente finale di comprendere. Se il modulo viene utilizzato per l'immissione di dati spesso, l'oggetto si connette o alimenta un tavolo.
I report forniscono un layout per la stampa delle informazioni contenute nel database. Il rapporto può collegarsi a tabelle, query o forme. Un report di Access può essere formattato in base alle esigenze dell'utente. Il layout di pagina ei margini sono solo le basi. All'interno del rapporto, l'utente può inserire la data e l'ora che il rapporto è stato eseguito, intestazioni e piè di pagina e intestazioni dei report e piè di pagina. Ad esempio, un reparto contabilità può essere utile per visualizzare la data e l'ora del più recente rapporto crediti, garantendo nel contempo che in fondo a ogni pagina è un calcolo che mostra l'importo pagato.
Ciascuno dei componenti principali di Microsoft Access può essere integrato con altri programmi di Office. Tavoli, i risultati della query, maschere e report possono essere esportati o inviati via email ad altri. Ad esempio, le tabelle possono essere esportati o importati da Excel. L'integrazione con Excel è particolarmente utile quando l'utente non ha bisogno di digitare nuovamente i dati. I report possono essere esportati in Word o inviati via email direttamente da Access tramite Outlook.