funzione di archiviazione automatica di Outlook consente di automatizzare la gestione di vecchi oggetti quali e-mail. Ma a beneficiare di archiviazione automatica è necessario sapere come impostarlo correttamente. La prima cosa da sapere è che ci sono due livelli di archiviazione automatica: globali e locali. Le impostazioni globali si applicano a tutte le cartelle di Outlook, a meno che non si configurano le impostazioni locali per particolari cartelle che sostituiscono quelli globali. Ad esempio, non si potrebbe desiderare di archiviare i messaggi di posta elettronica dai tuoi amici, così da poter utilizzare le impostazioni di archiviazione automatica locali per assicurare che la cartella contenente i messaggi non viene archiviata.

istruzione

1 Configurare le impostazioni di archiviazione automatica di Outlook globali. Fai clic su "Strumenti", poi "Opzioni". Questo apre la finestra di dialogo Opzioni.

2 Selezionare la scheda "Altro", il fare clic su "Archiviazione automatica". Ciò apre la finestra di dialogo Archiviazione automatica.

3 Impostare l'opzione ogni X giorni "Run archiviazione automatica. L'impostazione di default è quello di archiviare automaticamente ogni 14 giorni.

4 Decidere se si desidera che Outlook per chiedere il permesso prima di eseguire l'archiviazione automatica. Se sì, impostare il "Avvisa prima di archiviazione automatica viene eseguito" l'opzione.

5 Impostare il "Elimina gli elementi scaduti (cartelle di posta elettronica solo)" per dire a Outlook per eliminare i vecchi avvisi di riunioni e oggetti obsoleti simili.

6 Selezionare l'opzione "archiviare o eliminare i vecchi elementi" opzione.

7 Impostare la "cartella di archivio Mostra elenco delle cartelle in" opzione. È possibile modificare le impostazioni in questa opzione, ma i valori di default dovrebbe andare bene.

8 Fare clic su "Applica queste impostazioni a tutte le cartelle ora" per mettere le impostazioni globali in atto.

9 Cliccare su "OK" fino a tornare alla finestra principale di Outlook.

10 Determinare quali cartelle (se presenti) Bisogno su impostazioni di archiviazione automatica (locali). Questi sono in genere le cartelle che non hanno bisogno di essere archiviati, o le cartelle che contengono informazioni che è necessario avere un rapido accesso a, a prescindere da quanti anni le informazioni sono.

11 Configurare le impostazioni di archiviazione automatica locali per le cartelle interessate. Fare clic su una delle cartelle interessate nel riquadro di spostamento. Viene visualizzato un menu di scelta rapida.

12 Fai clic su "Proprietà" per aprire la finestra di dialogo Proprietà per questa cartella.

13 Fare clic sulla scheda "Archiviazione automatica". La pagina visualizzata contiene tre opzioni di archiviazione automatica locale.

14 Selezionare "voci non archiviare in questa cartella" se non si vuole archiviazione automatica per toccare il contenuto di questa cartella.

Selezionare "Archivia elementi in questa cartella utilizzando le impostazioni di default" se si desidera che le impostazioni globali da applicare. Si può scegliere questa opzione se questa cartella precedentemente utilizzato le impostazioni locali e non si desidera più che ciò accada.

Selezionare "Archivio questa cartella usando queste impostazioni" se si desidera che il contenuto della cartella da archiviare, ma desidera applicare diverse opzioni di archiviazione. Le opzioni che si possono scegliere sono gli stessi di quelli disponibili per le impostazioni globali.

15 Fai clic su "OK" per tornare alla finestra principale di Outlook.

16 Ripetere il processo fino a quando tutte le cartelle che dovrebbero avere impostazioni di archiviazione automatica locali sono configurate.

Consigli e avvertenze

• Le procedure descritte in questo articolo per l'impostazione di Archiviazione automatica si applicano sia Outlook 2003 e Outlook 2007.
• Outlook non archiviare automaticamente la cartella Contatti. Vuoi che i tuoi contatti siano sempre disponibili, così l'archiviazione loro non ha senso.