March 19
Molti sistemi di posta elettronica non consentono gli allegati di oltre 3 a 5 megabyte. Se un documento Word è maggiore del limite consentito dal sistema di posta elettronica, allora non sarà trasmesso. In tal caso, è necessario ridurre la dimensione del file di documento. La riduzione delle dimensioni di un file molto grande Word può anche fare la stampa del documento più efficiente e meno costosa. Utilizzare uno dei vari metodi per ridurre la dimensione di un file Word senza rimuovere o modifica del suo contenuto.
immagini incorporate e le tabelle aumentare le dimensioni dei documenti di Word più di qualsiasi altro fattore. Fortunatamente, Word consente all'utente di collegare il documento in un file esterno, ad esempio un file di immagine o un file di Excel. Quando un documento di Word viene aperto, si recupera il file collegato e pone il suo contenuto nella posizione desiderata. Quando il file di Word viene chiuso, il collegamento viene interrotto. In questo modo, l'immagine o tabella non è una parte integrante del file Word, riducendo così significativamente la dimensione del file. Lo svantaggio di questa strategia è che il file di Word deve essere in grado di accedere al file esterno. Se il documento di Word viene aperto su un computer che non ha accesso al file esterno, non vi sarà alcuna immagine o la tabella nel documento.
Se è necessario incorporare le immagini in un file, utilizzare il formato immagine JPG invece del formato immagine BMP. Un file BMP sarà almeno tre volte più grande come la stessa immagine in un formato JPG. Molti editor e visualizzazione grafica online possono facilmente convertire le immagini da un formato ad un altro.
Se tutte le immagini presenti nel documento di Word sono in formato JPG e il file è ancora troppo grande, provare a rimuovere le immagini che non sono necessarie per il documento. Ad esempio, se la stessa immagine appare in due sezioni separate del documento, rimuovere il secondo aspetto della foto e semplicemente rimandare il lettore alla prima immagine. Inoltre, prendere in considerazione la rimozione di immagini che sono divertenti o decorativo, ma non essenziale o informativo.
Un documento Word lunga può essere divisa in due o più piccoli documenti. Se il documento ha diverse sezioni o capitoli, considerare la possibilità di ciascuna sezione un file separato.