La qualità dei messaggi di posta elettronica inviati da una società determina il modo professionale l'azienda appare ai suoi clienti. Ritardi o la mancata risposta ai messaggi, insieme a messaggi di posta elettronica scritti male o strutturati in grado di creare una impressione negativa di una società. Inoltre, rispondendo alle e-mail con tutte le informazioni appropriate migliora l'efficienza di una società. I dipendenti dovrebbero avere familiarità con i rischi in materia di contenuti e-mail, per proteggere l'azienda da azioni legali costose. Seguendo semplici regole di galateo per l'invio e la risposta alle e-mail, i datori di lavoro possono essere sicuri che i loro dipendenti stanno rappresentando la società nel modo che desiderano.

istruzione

1 Include tutte le informazioni utili quando si risponde a una e-mail, fornire risposte a tutte le domande del mittente chiesto e prevedere domande che potrebbero sorgere. Mantenere l'e-mail breve e al punto.

2 Controllare l'ortografia, la grammatica e la punteggiatura prima di inviare l'e-mail. Strutturare l'e-mail con brevi paragrafi e punti elenco al fine di garantire l'e-mail è di facile lettura. Mai scrivere in maiuscolo, in quanto questo simboleggia urla e sembra aggressiva.

3 Creare modelli per rispondere alle domande più frequenti. Tuttavia, personalizzare anche l'email, riferendosi al ricevitore per nome e aggiungendo dettagli specifici come necessario.

4 Invia una risposta entro 24 ore dal ricevimento di una e-mail. Se avete bisogno di adottare misure complicate prima di avere una risposta completa, inviare una risposta che spiega questo e confermando la ricezione della posta elettronica del cliente.

5 Evitare di invio di allegati inutili. Assicurarsi che la società dispone di un programma antivirus installato per impedire l'invio di file contenenti virus ai vostri clienti.

6 Includere un disclaimer con l'e-mail per proteggere l'azienda da responsabilità, come ad esempio in situazioni in cui si invia per sbaglio un virus per il vostro cliente. Il disclaimer deve anche proteggere il business da essere citato in giudizio il comportamento scorretto di un singolo dipendente della società.

7 Utilizzare la "CC:" campo solo quando i colleghi e partner commerciali richiedono una copia dell'e-mail. Inoltre, prendere sempre un momento per considerare se è necessario utilizzare il "Rispondi a tutti" la funzione quando si risponde messaggi.