October 29
L'elaborazione di testi è uno sforzo intensivo di tempo. Quando si esegue in modo efficiente, una percentuale elevata del tempo spendete fare il risultato e 'il contenuto del documento finito. Si può prendere molte azioni per raggiungere questo risultato, tra cui la visualizzazione del documento finito - anche se non facendo di elaborazione testi. Altre azioni per incentivare l'efficienza riguardano il flusso di battitura a macchina, l'espansione sigla e l'automazione dei documenti.
Un flusso continuo di battitura è generalmente più efficiente di arresto e partenza, revisione e tagliare e incollare. Continuare a digitare, e non eseguire il backup in un'altra parte di un documento fino al completamento di un progetto. Questo approccio non include fermarsi per errori di ortografia. E 'naturale sentirsi la necessità di correggere un errore nel momento in cui accade. Ma così facendo rompe il flusso del pensiero dalla mente al documento, che uccide l'efficienza.
Utilizzare la funzione di funzione di auto-correzione o auto-espansione di un word processor per trasformare le abbreviazioni in parole piene o anche frasi e paragrafi. Per esempio, questo strumento può automaticamente e istantaneamente trasformare la digitazione di "ASAP" in "il più presto possibile", o "org" in "organizzazione". L'ideale è quello di non scrivere affatto, ma trasformare i vostri pensieri direttamente in parole. In mancanza di questo ideale, è possibile ridurre al minimo le parole digitate, e quindi gli errori si fanno e il tempo necessario per scrivere un documento.
Mentre si sta scrivendo, è più facile eseguire un comando necessario tramite tastiera che con il mouse, che richiede di posizionare potenzialmente il mouse all'interno di una piccola gamma di molte migliaia di pixel. Al contrario, una combinazione di tasti è probabile che entro più vicino portata di dita. Pensate a quanto spesso si fa clic su un comando per copiare qualcosa negli appunti invece di premere "Ctrl" e "C" contemporaneamente. Ci vuole lo sforzo di imparare e poi ricordarsi di usare le scorciatoie da tastiera, ma il tempo si salva giustifica questo sforzo.
Utilizzare i modelli e le funzionalità di automazione del vostro programma di elaborazione testi per fare i compiti che non richiedono l'intervento dell'utente e che si fa più volte. Ad esempio, se vi trovate a cominciare ogni documento reimpostando i margini di 1/2 pollici invece dei margini predefiniti da 1,5 pollici, memorizzare queste impostazioni dei margini in un modello. Quindi caricare tale modello quando si inizia il documento successivo. Se avete bisogno di creare costantemente le tabelle da un elenco di parole, registrare o scrivere una breve macro che possa svolgere tale compito sul testo selezionato. Come con l'apprendimento tasti di scelta rapida per eseguire i comandi, ci vorrà del tempo per imparare a scrivere le macro. Ma il tempo speso è un investimento con una buona probabilità per un alto tasso di rendimento.