Il programma di contabilità QuickBooks include uno strumento "Condensare dati" che riduce la quantità di dati spazio occupa in un sistema informatico, eliminando eventuali operazioni completate, riconciliate o eliminato e sostituendoli con una singola voce diario per tutto il mese. Anche se questo riduce la dimensione del file, rimuove anche i dettagli e le informazioni di controllo, lasciando solo una sintesi generale della transazione da modificare.

istruzione

1 Assicurarsi che tutti i dati è stato rivisto e riconciliato. Se un disegno di legge è stato breve-pagato o versate da pochi centesimi, riconciliare il conto a zero, o una fattura interessata dal piccolo errore non riuscirà a condensare con le altre operazioni.

2 Vai al menu "File", selezionare "Utilità" e scegliere "Clean Up Dati aziendali." Le vecchie versioni di QuickBooks possono avere la possibilità elencata nel menu "File" come "archivi e Condensare dati."

3 Fai clic su "OK" sul messaggio di avviso sui dati di bilancio. Questo vi permetterà di continuare alla procedura guidata "Clean Up Dati aziendali".

4 Inserire la data di inizio che si desidera utilizzare QuickBooks per iniziare condensa dati. Fai clic su "Avanti".

5 Selezionare i dati che si desidera includere nel processo di condensazione aggiungendo o rimuovendo specifici insiemi di dati dall'elenco condensa. È sufficiente fare clic su un elemento nella lista e cliccare su "Rimuovi" per eliminarlo dalla lista di elementi da condensato. Fare clic su "Avanti", una volta effettuate le selezioni.

6 Ricontrollare le selezioni condensazione nella pagina di riepilogo. Se tutto è corretto, fai clic su "Begin Cleanup Now" o "Inizia Condensare" per avviare condensare i dati. Fai clic su "OK" quando il messaggio viene visualizzato per creare un file di backup.

7 Passare alla cartella in cui si desidera che i file abbreviato per salvare. QuickBooks imposterà automaticamente nella stessa cartella del file di dati originale e selezionerà un nome di default. Se questo nome e la posizione sono accettabili, è sufficiente fare clic su "Salva". I progressi saranno monitorati sullo schermo, e un messaggio pop-up per ricordare il nome e la posizione del file quando il processo è completo.