il programma Excel di Microsoft ha molti usi oltre la creazione di fogli di calcolo finanziari e classifiche di vendita. Una grande caratteristica è la possibilità di impostare un elenco di indirizzi per l'invio etichette o le buste attraverso la funzione di stampa unione in Word. L'inserimento dei dati del destinatario in Excel è molto più facile che creare un tavolo e di entrare in Word - Excel ha già le colonne e le righe impostato per voi, rendendo il minimo sforzo.

istruzione

Impostazione file Excel

1 Aprire Excel e digitare la stampa unione identificare le etichette nelle colonne sulla prima riga (riga 1). Ad esempio, A1 potrebbe essere Salutation, B1 Nome, C1 cognome e così via. È possibile etichettare le colonne tuttavia si desidera.

2 Digitare le informazioni sull'indirizzo nelle prossime righe, assicurando che le informazioni appropriate ricade sotto l'etichetta di colonna appropriata. Utilizzare una riga separata per ogni nuovo indirizzo.

3 Evidenziare l'intera lista di distribuzione, tra cui la riga di intestazione 1, e andare alla scheda Formula. Fai clic su "Definisci nome" dal gruppo Definisci nomi e il nome del tuo foglio di lavoro Excel. Fai clic su "OK".

4 Salvare la cartella di lavoro e uscire da Excel.

Importa Excel Data di Word

5 Aprire Word e lasciare il nuovo documento vuoto sullo schermo.

6 Fare clic sulla scheda "Lettere" dalla parte superiore dello schermo e scegliere l'opzione "Inizia stampa unione".

7 Selezionare "Etichette" e identificare il tipo di stampante selezionando "Stampanti ad alimentazione continua" o "stampanti di pagina", che è la selezione predefinita. Identificare il vassoio le etichette verranno tirati da, se necessario.

8 Specificare la marca e le dimensioni delle etichette che si sta utilizzando in etichetta informazioni. Ad esempio, se si utilizza etichette di marca Avery, selezionare il nome dal menu a tendina "fornitori Label" e specificare le dimensioni etichetta sotto "il numero del prodotto." Fai clic su "OK" per uscire.

9 Ritorna alla scheda indirizzi e fare clic su "Seleziona destinatari" dal gruppo Inizia stampa unione.

10 Fai clic su "Usa elenco esistente" e fare doppio clic sul foglio di lavoro Excel, una volta che avete trovato nella finestra di dialogo Seleziona origine dati.

11 Vai alla casella Origine confermare i dati e selezionare "MS Excel fogli di lavoro tramite DDE (* .xls)" per verificare i dati proviene da un file Excel. Fai clic su "OK" per uscire.

12 Selezionare il foglio di lavoro contenente le informazioni di indirizzo una volta che il sotto-menu di Microsoft Office Excel viene aperto e fare clic su "OK".

Inserire stampa unione campi

13 Inserire la stampa unione identificare campi creati nel foglio di lavoro di Excel cliccando su "indirizzi", e poi la freccia giù accanto a "Inserisci campi unione".

14 Aggiungere i campi individuali posizionando il cursore nel punto in cui si desidera le informazioni relative all'indirizzo di apparire sull'etichetta, e selezionare il campo appropriato dalla lista che Word genera automaticamente dal tuo foglio di lavoro Excel.

15 Fai clic su "Aggiorna Etichette" una volta aver impostato la prima etichetta mailing. Questo metterà automaticamente la stampa unione identificare i campi in tutte le altre etichette.

Format, anteprima e stampare le etichette

16 Fai clic su "Ctrl" plus "A" per selezionare l'intero documento di Word. Formattare i campi con il tipo di carattere e qualsiasi altra formattazione che si desidera prima di unire le etichette postali.

17 Visualizzazione in anteprima delle etichette selezionando il pulsante "Anteprima Risultati" dalla scheda Lettere.

18 Stampare le etichette (se tutto sembra a posto) cliccando su "Fine & Merge" sotto indirizzi e selezionando "stampare documenti."

19 Salvare le etichette in un file di Word separato se si desidera.

Consigli e avvertenze

• Assicurarsi di utilizzare le etichette di stampa unione nel foglio di calcolo di Excel che identifica correttamente il tipo di dati ogni colonna contiene. Ad esempio, utilizzare Nome invece di colonna 1.
• Inserire la stampa unione identificare campi creati in Excel singolarmente piuttosto che utilizzando l'opzione di blocco indirizzi. Questo assicura che Word tirare tutte le informazioni indirizzo, perché i campi da Word a Excel sarà una corrispondenza esatta.
• Assicurati di non si dispone di tutte le righe vuote nel foglio di lavoro di Excel, altrimenti si finirà con etichette vuote.
• Formattare le etichette in Word, Excel e non. Qualsiasi formattazione fatto in Excel non importare in Word.