Un database è uno strumento utilizzato per organizzare le informazioni in modo che un pezzo desiderato di dati può essere trovata rapidamente. I database sono composti da campi, record e file. I campi sono pezzi singoli di informazioni, record sono set completi di campi e file sono gruppi di record. Un foglio di calcolo è un tipo di banca dati composta anche da campi, record e file.

campi

Il più piccolo pezzo di informazioni in un database o un foglio è un campo. Un esempio di un campo potrebbe essere la parola "apple" in un dizionario. Se si dispone di un dizionario visualizzata all'interno di un foglio di calcolo e ogni lettera ha la propria colonna, poi il campo "mela" sarebbe situato in una cella sotto la colonna "A". Basi di dati e fogli di calcolo consentono di trovare un campo specifico piuttosto rapidamente. Se si sta utilizzando banche dati elettroniche e fogli di calcolo, entrambi dovrebbero avere funzioni di ricerca in cui è sufficiente digitare il campo che si sta cercando in una finestra di dialogo e che campo è evidenziato sullo schermo.

Records

I database e fogli di calcolo sono simili nel loro uso di dischi, e ancora una volta entrambi dovrebbero consentire di cercare record specifici al loro interno. Utilizzando l'esempio dizionario ancora una volta, tutte le pagine che includono parole che iniziano con la lettera "A" potrebbe essere definito un "record di una parola." Allo stesso modo, in un foglio di calcolo, tutte le informazioni nella colonna "A" sarebbe stato chiamato un "record di una parola." Per cercare i record specifici all'interno di un database elettronico o foglio di calcolo che avrebbe dovuto cercare il titolo di quel disco, se non vi è stata una incluso. Si potrebbe quindi essere adottate per l'area del foglio di calcolo o database che compone il record.

File

I database e fogli di calcolo sono simili nel loro uso di file (set di record). Nell'esempio dizionario, l'intero dizionario, composto da campi di parole separate in record lettera, sarebbe il database o foglio di calcolo. Non avrebbe bisogno di cercare un file se il database o foglio di calcolo ha un solo file. Tuttavia, se il database o il foglio è composto da più file e quei file sono stati dal titolo, è possibile utilizzare la funzione di ricerca per trovare il file che si sta cercando.