Che cosa è un sistema di gestione di Enterprise Document?

August 17

Che cosa è un sistema di gestione di Enterprise Document?


Un sistema di gestione dei documenti aziendali (EDM), chiamato anche un sistema di gestione dei contenuti aziendali (ECM) del sistema di gestione dei contenuti (CMS) o, è un'interfaccia multi-utente che consente agli utenti di condividere e comunitariamente contenuti modificare il testo in modo efficiente e ordinato.

Necessità di Document Management Enterprise

Quando più dipendenti stanno lavorando su un documento di testo o l'aggiornamento costante di un foglio di calcolo o database, un problema comune che si verifica è che non finisce per essere molte varianti dello stesso documento. Anche gli aggiornamenti emailing ad una parte centrale può essere un dolore, perché quella persona deve ancora elaborare tutti gli aggiornamenti in un unico file e inviarlo di nuovo fuori a tutti i soggetti coinvolti. Con un sistema di gestione dei documenti, tuttavia, tutte le parti possono accedere contemporaneamente al documento, e non vi è alcuna necessità di e-mail gli aggiornamenti di coloro che sono coinvolti.

capacità di gestione

Alcuni sistemi di gestione dei documenti semplicemente trattano tutti gli utenti come i coetanei e dare loro parità di accesso a tutti i contenuti del progetto. Altri danno capacità manageriali limitate per l'individuo originario progetto, che gli permette di fare le cose come rimuovere gli altri dal progetto. I sistemi di gestione dei documenti più intensi, però, hanno un portale di gestione separata che permette loro di offrire agli utenti diversi livelli di accesso.

documenti Google

Il sistema di gestione dei documenti più popolare al mondo è Google Docs, che è un servizio gratuito a disposizione di chiunque abbia un account Google. Gli utenti possono caricare, modificare e condividere i file di testo, database, presentazioni e fogli di calcolo facilmente importare ed esportare da applicazioni di Microsoft Office come Word, Access, PowerPoint e Excel. Le aziende che hanno bisogno solo servizi di base di gestione dei documenti si basano spesso su Google Documenti.

Altre opzioni gratuite

Per coloro che preferiscono non usare Google Docs, alcune alternative sono Buzzword, Zoho, Etherpad, Peepel, OpenGoo e Alfresco. Buzzword, sviluppato da Adobe, consente agli amministratori di dare diversi livelli di accesso per gli utenti. Inoltre mantiene un registro delle modifiche apportate. Il vantaggio di Zoho è il livello della sua funzionalità. Zoho offre un word processor completamente funzionale, un wiki personale e di un gran numero di altri tipi di programma. Etherpad è bello perché non richiede di registrarsi per qualsiasi cosa. Peepel è una suite di programmi che si integrano con il browser. OpenGoo, come suggerisce il nome, è fatto per essere Google Documenti per coloro che non vogliono utilizzare Google. Alfresco è progettato per essere un alternativa gratuita per chi ha bisogno la piena funzionalità dei programmi premium come Documentum.

Programmi Premium

Quattro dei programmi di gestione dei documenti più popolari sono Open Text, SharePoint e Documentum. Tutti questi programmi incorporano la gestione complessa dei documenti, gestione della comunità, gestione delle risorse e reporting contenuti.