Una lettera della fattura è una lettera di copertura semplice che va con una fattura formale per una società che deve dei soldi su un disegno di legge. La lettera potrebbe aiutare a chiarire il debito, o dare richieste fermi per il pagamento, in particolare nel caso di un cliente deadbeat. Una lettera fattura può essere utilizzato anche da parte del destinatario dei beni e servizi per spiegare il motivo per cui la fattura non è stata ancora pagata. È possibile creare la propria lettera di fattura da inviare a clienti e fornitori con facilità.

istruzione

1 Scrivere l'intestazione per la tua lettera fattura nello stesso modo come una lettera standard. Digitare la data in alto, poi si scende qualche riga e digitare l'indirizzo completo del destinatario.

2 Passa un'altra linea e quindi digitare "Re:" (per quanto riguarda) e la ragione per la tua lettera. Questo potrebbe essere "richiesta di pagamento", "Submission fattura", o semplicemente il numero della fattura.

3 Includere una linea di saluto se si dispone di un nome specifico contatto presso l'azienda. Per esempio, "Attenzione signor Thompson."

4 Estendere il motivo della lettera nella prima riga. Prendi subito al punto. "Si prega di consultare la nostra racchiuso fattura # 2224 a 110,65 $ per la spedizione del gadget che ti ha mandato 2 luglio 2010" è una prima linea semplice e lineare. Sii breve.

5 Stato vostre esigenze e condizioni. Sii specifico. Ad esempio, si può dire "Tenendo in conformità con i termini e le condizioni abbiamo concordato, questa fattura deve essere pagato entro 30 giorni dalla data di cui sopra."

6 Includere ulteriori informazioni su cosa accadrà se la fattura non viene pagata in tempo se si tratta di una lettera di follow-up a un pagatore delinquente. "Si può perdere lo sconto se la fattura non viene pagata entro 30 giorni. Ci prenderemo azioni aggressive per raccogliere questo debito, se necessario."

7 Include un modo per il cliente di contattare l'utente con domande circa la fattura. Questo può essere un numero di telefono, indirizzo email o entrambi. Chiudere la lettera con un "Cordiali saluti", insieme con il vostro nome, cognome e nome della società.

8 Aggiungere la parola "recinto" al fondo della lettera per informare il destinatario che ci dovrebbe essere una pagina aggiuntiva che va con questa lettera (l'effettivo importo da pagare).

9 Mantenere lo stesso formato generale per una lettera fattura al fornitore. Dire al vostro fornitore perché non hai pagato fino ad oggi (o quando si prevede di pagare) e richiedere maggiori informazioni nella lettera, se necessario. Ad esempio: "Saremmo felici di pagare la fattura, non appena ci fornite le seguenti informazioni ..." Queste informazioni possono includere una conferma di recapito di spedizione o una lista più dettagliata dei prodotti e dei servizi forniti.

Consigli e avvertenze

• Utilizzare "Stampa unione" in Microsoft Word per creare la tua lettera fattura se si prevede di utilizzare questa lettera di frequente per i clienti varie (vedi link in Risorse).
• Assicurati che il tuo indirizzo di fatturazione è stampato chiaramente sulla fattura.