October 17
sistemi di archiviazione utilizzati per organizzare i documenti cartacei tradizionali come codifica a colori e le schede non sempre trasferire anche ai documenti elettronici computerizzati. Ci sono una serie di consigli è possibile utilizzare per superare queste limitazioni elettroniche per rendere il sistema di archiviazione del computer superiore al metodo di carta. Mettendo questi suggerimenti per utilizzare può aiutare a mantenere un disco rigido pulito, organizzato in cui ogni file è facile da trovare.
E 'importante mantenere le cartelle ei file in esse contenuti in una posizione centrale. Questo rende molto più facile individuare il documento è necessario in modo tempestivo. La maggior parte dei computer sono dotati di software che ha sia un "Documenti" o file "My Documents". Questo è un buon posto per creare cartelle di file per le diverse categorie di file che hai, con i singoli file organizzati all'interno della cartella appropriata.
Non creare più cartelle del necessario nella directory Documenti. La gente a volte spendono un sacco di tempo a creare le cartelle che anticipano bisogno in futuro, solo per eliminarli in un secondo momento. Keep it semplice e creare solo le cartelle che sono immediatamente necessari per i file, quindi consentire la struttura dei file di crescere naturalmente, come sono necessarie nuove categorie di cartella.
Sia la denominazione dei file o cartelle, è importante usare una convenzione di denominazione coerente ogni volta. Se si separano le parole nei nomi di file con un trattino o underscore piuttosto che uno spazio o che hanno una parola lunga, quindi assicurarsi di farlo ogni volta. Mantenendo tutto chiamato nello stesso modo consente di trovare ciò che si sta cercando più facilmente, e aiuta anche gli altri a capire la struttura di archiviazione.
Mantenere documenti relativi a progetti o incarichi completati in una cartella separata rispetto ai file che si riferiscono a lavori in corso. Creare cartelle in "Documenti" dal titolo "Current" e "Complete". In questo modo si riduce la quantità di file che possono avere bisogno di essere cercato attraverso di trovare un documento specifico. Inoltre, i file nella cartella "Complete", che non sono più necessarie possono essere memorizzati su un CD-ROM o disco rimovibile per scopi di archiviazione a lungo termine, che elimina la necessità di avere esso memorizzati sul computer. E 'anche una buona idea per fare periodicamente un back-up di tutti i file su un disco rimovibile.