Se si viaggia spesso per il lavoro - anche solo in città - le spese che si sostengono possono aggiungere rapidamente. Molte aziende rimborsano impiegati per queste spese e anche se non lo fanno, si può essere in grado di dedurre loro dalle tasse. Un modo semplice per monitorare il chilometraggio e gli altri costi legati ai viaggi è quello di utilizzare un foglio di calcolo di Excel. Non c'è bisogno di ripartire da zero, come Excel 2013 fornisce modelli ricchi di funzionalità è possibile iniziare a utilizzare subito.

istruzione

1 Avviare Excel e selezionare la scheda "File". Fai clic su "Nuovo", tipo "chilometraggio" nella casella di ricerca e premere "Invio". Fare clic su un modello per visualizzare in anteprima e fare clic su "Crea" per aprire una nuova cartella di lavoro con il modello che si desidera utilizzare. Per esempio, l'elegante "Travel Expense Report" include un registro di chilometraggio così come le colonne per le altre spese; il "Gas Mileage Log con Grafico" modello aggiunge un grafico a linee che visualizza il MPG; e la "nota spese di viaggio con Mileage Log" è una tabella semplificata con funzioni incorporate per calcolare le spese.

2 Inserire dettagli del viaggio. La maggior parte dei modelli di spesa chilometraggio forniscono più colonne in cui è possibile elencare le informazioni utili, come ad esempio la data, luoghi che hanno viaggiato da e per, lo scopo del viaggio e altri dettagli.

3 Inserisci rilevamenti del contatore chilometrico all'inizio e alla fine del vostro viaggio. La maggior parte dei modelli forniscono una colonna per ciascuno di questi numeri, calcolare il chilometraggio per ogni viaggio in base alla differenza tra i due valori di colonna. Inoltre, i modelli calcolano le miglia totali per il foglio di lavoro nella parte inferiore della colonna chilometraggio.

4 Aggiungere campi. Per esempio, se si desidera tenere traccia di altri costi di viaggio, come i pasti, le spese automobilistiche e alloggio, è possibile inserire nuove colonne. Fare clic sulla colonna accanto alla quale si desidera inserire una nuova colonna e selezionare "Inserisci". Excel inserisce una nuova colonna a sinistra. Aggiungere un'intestazione descrittiva nella prima cella della colonna.

5 Modificare l'aspetto del foglio di lavoro. Selezionare la scheda "Layout di pagina" e scegliere un colore o tipo di carattere tema diverso per cambiare i colori ei caratteri nel foglio di lavoro. Fare clic su qualsiasi cella nella tabella per attivare la scheda Progettazione sotto a Strumenti tabella e selezionare un diverso stile di tabella o modificare le opzioni di stile tavolo, come l'aggiunta o la rimozione di righe o colonne fasciato.

6 Calcola rimborsi chilometraggio se il modello non lo fa. Inserire il tasso di chilometraggio in una cella non utilizzata del foglio di lavoro. Selezionare la cella in cui si desidera visualizzare il valore di rimborso e fare clic all'interno della barra di calcolo. Inserire la formula "= (cella contenente chilometraggio)

(contenente cell rate)" per calcolare il totale. Per esempio, se le miglia totali è in E4 e il tasso è in K4, inserendo "= E4 K4" fornisce il prodotto del totale delle miglia volte Valuta.

7 Calcolare le altre spese, se lo si desidera. Se è stato aggiunto una colonna per le altre spese, selezionare la cella finale in quella colonna e fare clic su "Somma automatica" nel gruppo Modifica della scheda Home. Excel calcola automaticamente i numeri nella colonna. Inoltre, è possibile trovare il totale del rimborso chilometraggio e altre spese. Selezionare la cella in cui si desidera visualizzare il totale e immettere "= SUM (prima cella, seconda cella)" per calcolare il totale.