September 7
Una visita a un negozio di forniture per ufficio produrrà una miriade di opzioni quando si tratta di progettisti e organizzatori. Cercando di decidere che è meglio - carta o elettronici - è dura. agende elettroniche possono essere palmare o si accede da uno smartphone con accesso a Internet, e offrono la possibilità di inviare avvisi. pianificatori di carta sono semplici, portatile, veloce e in genere poco costoso. Alcune persone giuro per uno o l'altro, ma molti di noi sono passati avanti e indietro, non è mai abbastanza ottenere ciò abbiamo bisogno da entrambe le opzioni. Ecco alcuni suggerimenti su come combinare i due per ottenere il meglio di entrambi i mondi.
1 Mantenere un calendario computerizzato. Ciò consente di aggiungere in modo efficiente eventi che si ripetono e offre la possibilità di inviare pop-up o e-mail promemoria. Outlook e Google Calendar sono due opzioni popolari. Molte aziende utilizzano Microsoft Outlook. Google Calendar ti consente di codice di colore, condividere e sincronizzare il calendario con gli altri, e si può accedere da qualsiasi luogo con accesso a Internet. Stampare una copia cartacea periodicamente e conservarlo in una cartella di plastica portate con voi per una facile consultazione.
2 Compilare un elenco principale di cose da fare che contiene i progetti e le future attività da svolgere. Mantenere un elenco di progetti è un modo efficace per organizzare i progetti e gli elementi attività che vengono generati. Mantenere il documento salvato nel vostro programma di elaborazione testi. Poi generare un documento per ogni progetto che elenca la data di scadenza, l'obiettivo e la procedura.
3 Controllare il calendario e aggiungere elementi necessari per la vostra lista di cose da fare. Quando è il momento di attaccare il prossimo passo di un progetto, mettere gli elementi di azione prossimi sulla vostra lista. popolari di David Allen "Getting Things Done" metodo di produttività e di gestione del tempo suggerisce mantenendo multipla to-do list, come ad esempio "telefonate", "da fare al computer" e "Per fare l'Ufficio". Salva ogni lista come proprio documento word processor. Stampare una copia di ogni elenco di tanto in tanto e riporre nel vostro bagaglio a mano insieme cartella di plastica con una penna ed evidenziatore in modo da poter prendere appunti e attraversare fuori voci completate.
4 Accumula materiali di riferimento - gli elementi che supportano i vostri progetti in corso - in una cartella con il nome del progetto su di esso. Ad esempio, se si sta riorganizzando i vostri pensili della cucina e ci si imbatte in un articolo di giornale utile, posizionarlo in una cartella denominata "Riorganizza cucina armadi." Stampate il documento di progetto per questo (vedi punto 2) e file nella cartella manila con l'articolo.
5 Mantenere le informazioni di contatto come indirizzi, numeri di telefono e fax e indirizzi e-mail in formato elettronico. Conservarli in un organizer palmare in grado di sincronizzare con il desktop, o di ingresso in un documento o un foglio di elaborazione testi. Stampa i contatti più utilizzati periodicamente e tenerli con voi per una facile consultazione.
6 Prendere appunti su carta - niente batte la facilità. Mantenere blocchi note e penne dal telefono, dal vostro letto e in auto per registrare le idee e bit di informazioni come vengono a voi. Assicurarsi di impostare un in-cesto dal computer e depositare le pagine regolarmente in modo da essere pronti per l'ingresso nel tuo calendario, documenti di contatto, e progetti e to-do list. Se siete in viaggio, riporre le pagine della nota nella plastica carry lungo "a-go" cartella per tenerli insieme.
7 Spendere qualche minuto ogni notte inserendo le note dal vostro in-basket e la cartella "a-go" nel vostro sistema informatico di calendari e contatti, progetti e cose da fare. Inoltre, tirare fuori la vostra copia cartacea delle vostre liste to-do e l'input eventuali modifiche. Se si apportano modifiche significative a un elenco, stamparlo e sostituire la vecchia copia. Sincronizza tutti i dispositivi palmari con il desktop in questo momento pure.