Come creare una fattura in QuickBooks?

July 11

Come creare una fattura in QuickBooks?


QuickBooks è un pacchetto software di contabilità progettato per le aziende e venduto da Intuit. Uno dei molti vantaggi di questo programma è il layout user-friendly e schermi, che sono utili per il non-contabile e gli utenti di piccole imprese. Ogni volta che la vostra azienda fa una vendita, è probabile che sia necessario inviare all'acquirente una fattura. La creazione di una fattura in QuickBooks è un compito di routine e molto semplice da fare.

istruzione

1 Aprire QuickBooks sul computer. Aprire il file società per la quale si desidera creare una fattura.

2 Fai clic su "Crea fatture" sotto il menu "Clienti" nella parte superiore della schermata oppure fare clic sull'icona "Crea fatture" sulla home page.

3 Scegliere il nome del cliente da fatturare nel "Cliente: Job" campo o selezionare "<Aggiungi nuovo>" per aprire la finestra di dialogo "Nuovo cliente". Se nuove, inserire le informazioni del cliente. Fai clic su "OK" per salvare il record nuovo cliente e tornare alla schermata "Crea fatture".

4 Scegliere il modello di fattura che si desidera utilizzare per creare la fattura nel campo "Template" nell'angolo in alto a destra. QuickBooks è dotato di molti modelli diversi tra cui scegliere oppure è possibile creare il proprio modello personalizzato per soddisfare esigenze della vostra azienda.

5 Guardate la data e il numero della fattura per verificare che siano corrette. QuickBooks dovrebbe impostare la data corrente e generare automaticamente un numero di fattura. Se si desidera avviare una nuova sequenza di numerazione, modificare il numero di fattura e QuickBooks genererà le fatture successive sulla base di questo nuovo numero di fattura.

6 Fare clic nella "PO No." campo per immettere un numero di ordine di acquisto, se applicabile. Inserire i termini applicabili a questo cliente nel campo "Termini", se queste informazioni non popolato da record del cliente automaticamente.

7 Fare clic nel campo "Oggetto" e selezionare un elemento esistente dalla lista o scegliere "<Aggiungi Nuovo>" per aprire la finestra di dialogo "Nuovo Elemento". Se nuove, inserire le informazioni del nuovo elemento e fare clic su "OK" per salvare e tornare a creare la fattura.

8 Inserire il numero di elementi per questa vendita nel campo "Quantità".

9 Apportare le modifiche necessarie (solo per questa fattura) nella "Descrizione", "Tasso" e "campi fiscali". Modifiche qui non cambierà le informazioni descrizione predefinita, la frequenza o la tassa della voce sulle fatture future.

10 Ripetere i punti 7, 8 e 9 per tutti gli articoli aggiuntivi che desideri includere in questa fattura, ponendo ogni elemento in una nuova riga. È possibile lasciare righe vuote tra gli elementi se lo trovate esteticamente più gradevole.

11 Inserisci un messaggio facoltativo per il vostro cliente nel campo "Messaggio Cliente" e un memorandum opzionale per questa fattura nel campo "Memo".

12 Determinare come si desidera consegnare la fattura al cliente (stampa per la spedizione / consegna a mano o inviare per via elettronica tramite e-mail). Per stampare e spedire la fattura, passare al punto 13; se si preferisce inviare la fattura elettronica, andare al passo 14.

13 Fare clic sul pulsante "Stampa" nella parte superiore dello schermo fattura per aprire la finestra di dialogo "Stampa una fattura" e stampare la fattura ora. Selezionare la casella "Per essere stampato" nell'angolo in basso a sinistra della fattura per la stampa in un secondo momento. Andare al passaggio 15.

14 Fare clic sul pulsante "Invia" nella parte superiore della fattura per e-mail la fattura ora o selezionare la casella "Per essere inviato per posta elettronica" nell'angolo in basso a sinistra di e-mail in un secondo momento. QuickBooks convertirà la fattura in un file .pdf e aggiungerlo a una e-mail come allegato.

15 Fai clic su "Salva e chiudi" per salvare la fattura e uscire da questa schermata oppure fare clic su "Salva e Nuovo" per salvare questa fattura e creare un altro.

Consigli e avvertenze

  • Molti dei campi nella schermata "Crea fatture" sono campi che verranno automaticamente popolano dal record del cliente. Durante l'impostazione di clienti, entrare in questi campi nei documenti per risparmiare tempo durante la creazione di fatture.